نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد


امروزه سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات بسیار پراهمیت است و در اکثر سازمانها، کارخانجات و مراكز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود. چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد فرسوده شده و از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مكانیزه در مراكز بایگانی و چرخه مكاتباتی سازمان خود داشته باشید.
نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریع ترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد.
با توجه به موارد فوق این شرکت با همکاری OpenKM اقدام به تهیه و اجرایی نمودن سیستم آرشیو اسناد و مدارک(DMS) بومی نموده است که دارای امکانات و قابلیت های زیر می باشد.



نرم افزار کاج به منظور بارگذاری، ذخیره و بازیابی اطلاعات به شکلی قاعده مند و با توجه به نیازهای سازمان، طراحی و ساخته شده است. نرم افزار کاج دارای قابلیت های بنیادی زیر می باشد:


• ابزارهایی که امکان ضبط و بارگذاری اطلاعات در سیستم را می دهند.
• متدهای آرشیو سازی و ذخیره سازی برای فایل ها و اسناد.
• توانایی پشتیبانی و اداره کردن نیازهای قانونی.
• سازماندهی اسناد از طریق سیستم های ایندکس گذاری
• ابزارهای جستجو که امکان جستجو و بازیابی اطلاعات را فراهم می سازند.
• امنیت و کنترل دسترسی به منظور جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده ها.
• یک سیستم گردش کار که مسیریابی خودکار اسناد را برای افراد یا بخش های مختلف سازمان فراهم می کند.



از قابلیت های کلیدی سیستم مدیریت اسناد کاج می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:


• Check-in / Check-out و قفل گذاری روی اسناد به منظور هماهنگ سازی ویرایش همزمان یک سند توسط افراد مختلف تا از این طریق تغییراتی که توسط یک فرد روی سند اعمال شده اثری روی تغییرات فرد دیگر نگذارد.
• کنترل نسخه، به منظور تشخیص نسخه ی اولیه و نسخه های تغییر یافته ی یک سند و نمایش تفاوت های نسخ مختلف یک سند.
• قابلیت roll-back به منظور استفاده از نسخه ی قبلی از یک سند در صورت بروز خطا یا صدور نسخه ای تکمیل نشده از سند مورد نظر.
• قابلیت نمایش تاریخچه ی تغییرات(سیر تغییرات) یک سند در طول چرخه ی حیات خود در سیستم را فراهم می کند، به این معنی که چه تغییراتی روی یک سند اعمال شده و همچنین این تغییرات توسط چه افرادی صورت گرفته است.